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El concepto de flujo de efectivo se refiere a la cantidad de dinero que ingresa a un negocio, así como la cantidad de dinero necesaria para cubrir los gastos. La administración del dinero no es algo que se pueda hacer a la mitad, por lo que una preocupación principal de cualquier propietario de un negocio exitoso es asegurarse de que el efectivo disponible en un punto determinado cumpla o supere la necesidad. Debido a que los ingresos ganados pero aún no recaudados no pueden utilizarse para pagar deudas, por ejemplo, administrar eficientemente el flujo de efectivo para mantener una liquidez óptima es de suma importancia para las empresas de todos los tamaños. A medida que una empresa crece, sin embargo, su presupuesto se vuelve rápidamente más complejo.

El flujo de efectivo no es simplemente un sinónimo de ganancias antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización (EBITDA). La gestión adecuada del flujo de efectivo significa hacer un seguimiento de todos los activos y gastos. Esto incluye ingresos, valores e ingresos secundarios, así como también todas las facturas, deudas, impuestos, gastos generales y operativos, y compras únicas o poco frecuentes, como nuevos equipos. Se han desarrollado varias herramientas para ayudar a los dueños de negocios a administrar su flujo de efectivo sin contratar contadores de tiempo completo.

Algunas plataformas están disponibles de forma gratuita en línea o como parte de otros paquetes de software. Para necesidades simples, el conjunto de productos de Microsoft Office incluye plantillas de administración de dinero compatibles con Microsoft Excel. Google Docs proporciona una hoja de cálculo gratuita que se puede compartir a través de una cuenta de Google Apps. Estas herramientas son relativamente simples de usar y brindan información crucial sobre el flujo de caja de su negocio, pero es probable que necesite realizar algunas personalizaciones para crear el diseño que mejor le sirva. Es probable que estos tipos de plantillas sean más útiles para los nuevos dueños de negocios o para aquellos cuyas operaciones se mantendrán relativamente pequeñas.

La herramienta de administración de flujo de caja incluida con el software QuickBooks de Intuit a menudo se considera la herramienta más popular en el mercado. Debido a que viene con un software diseñado específicamente para finanzas comerciales, es adecuado para una amplia variedad de tipos de negocios con pocos ajustes necesarios. QuickBooks está diseñado para realizar un seguimiento de la nómina, entre otros gastos. Debido a que las diferentes compañías tienen diferentes cronogramas de nómina, la herramienta de administración de flujo de caja de QuickBooks permite proyecciones para una variedad de períodos de tiempo. Otras plataformas suelen estar limitadas a configuraciones predeterminadas semanales o mensuales.

Varias plataformas independientes disponibles permiten un enfoque más personalizado. Estas aplicaciones no se incorporan directamente en el software de contabilidad de su empresa, por lo que las actualizaciones deben realizarse manualmente o transferirse desde una hoja de cálculo. Tanto Pulse como Master PlanGuru cuentan con herramientas de gestión de flujo de efectivo de alta calidad.Ambos ofrecen proyecciones para varios marcos de tiempo, así como también múltiples gráficos, tablas y métricas para análisis detallados. Sin embargo, necesita una comprensión sólida de los fundamentos de las finanzas corporativas y debe estar familiarizado con los patrones de flujo de efectivo únicos de su negocio antes de saltar a plataformas más complejas. Master PlanGuru, especialmente, es una aplicación altamente evolucionada que no es fácil de usar. Una empresa que requiere una herramienta tan avanzada también es probable que necesite un contador dedicado.